Reise- & Fahrtkosten(zuschüsse)

Fahrtkosten sind die Kosten, die für die Fahrt im Zug, Bus etc. anfallen, Reisekosten sind Fahrtkosten plus die Kosten, die für Unterkunft, Verpflegung etc. dazukommen. Transportkosten fallen an, wenn ihr Material oder Menschen von einem Ort zum anderen bewegt.

Fachschaften und Referate können Reise- Fahrt- oder Transportkosten in ihrem Zuständigkeitsbereich abrechnen, sofern ein Posten im Budgetplan dafür existiert und ein Beschluss vorliegt. Bei der Beschlussfassung muss das Programm bzw. die Tagesordnung der Veranstaltung vorliegen (ggf. in einer Vorfassung) und ins Protokoll aufgenommen werden. Haltet auch die Namen der Fahrenden im Protokoll fest (z.B. in einer nichtöffentlichen Fassung).

Reisekosten werden in der Regel nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) erstattet (auch wenn es sich nicht um Dienstreisen handelt). Abrechnungen können maximal sechs Monate ab Antritt der Reise eingereicht werden, eine spätere Erstattung ist nach dem LRKG ausgeschlossen. Die Erstattung kann nur an die Person erfolgen, welche die Reise tatsächlich getätigt hat. Fachschaften können auch geringere Erstattungen als nach LRKG beschließen.

Fahrten mit Privat-PKW

Bei Fahrten mit PKW ist eine Berechnung der gesamten gefahrenen Strecke in km mit einem der gängigen Routenplaner der Abrechnung anzuhängen. Erstattet werden 30 Cent pro Kilometer. Bei besonderem dienstlichen Interesse für die Verwendung eines PKW (wie Schwerbehinderter i.S.d. BVG oder SchwbG / Mitnahme von weiteren Dienstreisenden) können auch 35 Cent gezahlt werden – dies bitte vorher abklären. Fahrten mit dem PKW sind zu begründen, ÖPNV oder Lastenfahrrad sind vorzuziehen.

• Muster für Fahrtkostenberechnung
• Muster 2 für Fahrtkostenberechnung

Haushaltsposten

Bitte achtet bei der Abrechnung auf den richtigen Haushaltsposten:

• 531 – Reisekosten für Dienstreisen z.B. zu Sitzungen; LAK; FZS; Bundesfachschaftstagungen (BuFaTaen)
• 532 – Reisekosten für Seminare und Fortbildungen, z.B. Seminaren zu Studiengebühren, Prüfungsrecht; BAFöG-Schulungen etc.
• 533 – Transportkosten, Erläuterung: z.B. um Lebensmittel zur Ersti-Hütte zu fahren oder Leergut/Sondermüll zu entsorgen

Fahrten mit stadtmobil

Für Fahrten im Aufgabenbereich der VS könnt ihr im StuRa-Büro Autos von stadtmobil Rhein-Neckar buchen.

• => weitere Infos zu Fahrten mit stadtmobil

(Zuschüsse zu) Exkursionen:

• Die Verfasste Studierendenschaft darf mit ihren Mitteln keine Exkursionen finanzieren, für die es ECTS gibt.
• Exkursionen, für die es ECTS gibt, können jedoch mit QSM finanziert werden, hierfür haben die Studienfachschaften ein Vorschlagsrecht. Allerdings dürfen Promotionsstudierende nicht übr QSM bezuschusst werden.
  • weitere Informationen zu QSM
• Studierende, die sich aufgrund finanzieller Not eine verpflichtende Exkursion nicht leisten können, können dafür einen Exkursionszuschuss bei der Härtefallkommission beantragen (Individualförderung).
• Exkursionen, für die es keine Leistungsnachweise gibt, kann die VS bezuschussen, allerdings nur im geringeren Umfang und pauschal für alle Teilnehmenden (keine Individualförderung).