Verpflegung

Finanzierung von Verpflegung

Die Regelungen gelten für Veranstaltungen der Verfassten Studierendenschaft (VS) und des Doktorandenkonvents und entsprechend auch für Gruppen, die von ihnen unterstützt werden. Gruppen rechnen Verpflegung mit anderen Ausgaben über den Haushaltsposten 621 (Unterstützung von Gruppen) ab; bei größeren Abrechnungen die Verpflegung bitte getrennt von anderen Kosten ausweisen.

• Ohne Beleg kann nichts abgerechnet werden – es gibt keine Pauschalen
• Verpflegung wird nach der Bewirtungsrichtlinie in der Regel nur bei grundsätzlich öffentlichen Veranstaltungen, die länger als zwei Stunden dauern, erstattet.
• Beachtet neben der Finanzordnung auch die Bewirtungsrichtlinie und die Nachhaltigkeitsrichtlinie

Obergrenzen und Haushaltsposten für Verpflegung

Für Fachschaften, autonome Referate und den Doktorandenkonvent gilt:

• maximal 12% (aber nicht mehr als 840 Euro) des Fachschaftsbudgets dürfen für „interne“ Veranstaltungen und
• maximal 40%  der Zuweisungen für „externe“ Veranstaltungen pro Jahr für Verpflegung ausgegeben werden.
• Unter dem Posten 540 werden Kosten für “interne” Verpflegung – also die Verpflegung der FS-Sitzungen oder FS-Wochenenden abgerechnet.
• „Externe“ Verpflegung (z.B. bei Weihnachtsfeiern, Erstieinführungen, Vorträge etc.) wird unter dem Posten 750 abgerechnet, um zu sehen, ob die 40% überschritten werden. Die restlichen Kosten der Veranstaltungen werden unter dem Posten 7 (710, 720, etc.) abgerechnet,

Wenn ihr Einnahmen (z.B. Eigenbeteiligungen) habt oder Spenden erhaltet, könnt ihr diese zusätzlich für Verpflegung verwenden – es handelt sich ja nicht um Zuweisungen an die FS.

Obergrenzen pro Person

Die Bewirtungsrichtlinie legt Obergrenzen pro Person für Ausgaben bei einzelnen Veranstaltungen fest:

• für ein Frühstück nicht mehr als 5,80 Euro pro Person
• für ein Mittagessen maximal 14,50 Euro pro Person
• für ein Abendessen nicht mehr als 8,70 Euro pro Person
• Abendessen bei einer Abendveranstaltung, die vier Stunden und länger dauert und für die es
  kein Mittagessen durch die VS gab: 14,50 € € pro Person
• Verpflegung für eine ganztägige Veranstaltung (z.B. Ersti-tag/-wochenenden):
  29,- € pro Person

Kein Fleisch

Die Nachhaltigkeitsrichtlinie legt fest, dass ihr eure Verpflegung nachhaltig und vegetarisch sein soll und ihr kein Fleisch mit VS-Mitteln finanzieren dürft. Das geht nur in besonderen Fällen und muss vorher begründet und abgeklärt sein. Wenn ihr Einnahmen habt, könnt ihr nicht-vegetarische Verpflegung damit finanzieren. Ihr dürft aber keine Gelder der FS bzw. der VS für Fleisch ausgeben.

Pfand

Wir erstatten kein Pfand. Denkt also bitte von vorneherein, wenn ihr Abrechnung macht, daran, Pfand auf dem Kassenzettel zu markieren (zu unterstreichen ist besser, als sie zu markern, dadurch verblasst nämlich die Farbe schneller) und den Pfand abzuziehen. Wenn es sich um eine offene Rechnung handelt, die als ganze beglichen werden muss, dann erstatten wir den Rechnungsbetrag — fordern von euch aber eine nachträgliche Einzahlung des Pfandgeldes, sobald ihr Leergut bzw. Leerbehälter zurückgebracht habt. Wir kommen dazu zwar auch auf euch zu, einfacher ist aber, wenn ihr euch aktiv meldet und einen Einzahlungstermin vereinbart.

• => Einzahlungen

Alkohol

Für einen risikoarmen Konsum von Alkohol wurde durch den StuRa ein Grenzwert von 30g Reinalkohol pro Person und Tag festgelegt, wenn der Alkohol aus VS-Geldern (egal, ob es von der Fachschaft, von einem Referat oder dem StuRa/der Refkonf kommt) gezahlt wird. Um nachzuvollziehen, dass diese Grenze eingehalten wurde, gibt es eine Exceltabelle, in die ihr eingebt, was, wie viel und mit wie viel % getrunken wurde. Das Formular berechnet, wieviel Gramm Reinalkohol pro Person das entspricht.
Wenn Alkohol ausgeschenkt wird, ist auch sicherzustellen, dass ausreichend kostenloses Trinkwasser zur Verfügung gestellt wird. Einige Fachschaften achten auch darauf, dass immer mindestens eine Person des Orgateams nüchtern bleibt – vielleicht ist das ein Anregung für euch.

• Vorlage für die Alkohol-Berechnung => Finanzen – Formulare und Formelles

Hinweise zu speziellen Veranstaltungen

Bei Sommerfesten, bei denen erkennbar nicht der Austausch, sondern das Feiern im Vordergund steht, müsst ihr Einnahmen machen, um die Veranstaltung finanziert bekommen, ihr könnt nicht alle kostenlos verköstigen.

Bei kleineren Feiern, zum Beispiel am Jahresende, die nicht um des Konsums willen veranstaltet werden, sondern einen Rahmen für Aussprache und Austausch bieten, kann Verpflegung über die VS finanziert werden — ggf. ist aber eine Eigenbeteiligung zu erheben oder ihr bittet die Teilnehmenden, etwas mitzubringen, insbesondere, wenn die Verpflegung auch der Sättigung der Teilnehmenden dient.

• Hinweise zu Feiern am Jahresende – WiSe 2019/20