Noch vier Wochen dauert die Vorlesungszeit, das Sommersemester dauert dann noch bis Ende September, doch einiges sollte man lieber bis zum Vorlesungsende am 29. Juli abschließen – zum Beispiel Abrechnungen für Geld, das ihr noch von der Verfassten Studierendenschaft bekommt.
Abrechnungen aus der Vorlesungszeit: bis 30. Juli einreichen
Um eure Urlaubskassen rechtzeitig aufzustocken, empfiehlt das Finanzteam euch, die Abrechnungen eurer Projekte, Partys und aller anderer Ausgaben so rasch wie möglich, am besten noch im Juli, zu erledigen. Damit ihr noch vor der Sommerpause an euer Geld kommt, hat das Finanzteam einige Deadlines festgelegt:
- Kassenschluss für Party- und Projekt-Abrechnungen: Sonntag, 30. Juli, 23:59
bis dahin solltet ihr eure großen Projekte aus diesem Semester abgerechnet haben - Sommer-Kassenschluss: Freitag, 4. August, 23:59
bis dahin solltet ihr alle weiteren Abrechnungen aus dem laufenden Semester eingereicht haben
Abrechnungen, die zu diesen Fristen vollständig eingereicht sind, werden noch Anfang August überwiesen. Sind die Abrechnungen unvollständig, fordern wir fehlende Unterlagen und Angaben nach – und können auch diese Abrechnungen, wenn die fehlenden Sachen zeitnah nachgereicht werden, auch noch Anfang August überweisen.
- Später eingegangene oder unvollständige Abrechnungen werden erheblich langsamer bearbeitet respektive überwiesen.
Ihr könnt gerne auch mit allen Unterlagen in die Finanzsprechstunden kommen: jeden Donnerstag in der Vorlesungszeit, von 13:00 bis 13:30 online, anschließend in Präsenz im StuRa-Büro. Vor Ort gibt es Stifte, Papier, Formulare, Drucker, Kopierer, Arbeitsplätze, Kekse, Kaffee und nicht zuletzt Leute, die euch helfen können, wenn ihr Nachfragen habt. Außerdem kann die Abrechnung meist gleich auf Vollständigkeit geprüft werden und direkt nachgehakt werden, wenn etwas fehlt oder unklar ist. Nachfragen, die vor Ort geklärt werden können, beschleunigen Abrechnungen ungemein! Wenn ihr donnerstags nicht könnt, meldet euch, wir finden einen anderen Termin.
Wer die Frist nicht einhält, bekommt das Geld unter Umständen erst im Oktober wieder, denn ab 6. August ist das Finanzteam teilweise in der Sommerpause, was Abläufe erheblich verlangsamt. Wenn ihr später mit euren Abrechnungen fertig werdet, reicht sie aber dennoch ein! Es wird durchgehend jemand da sein, um Abrechnungen zu bearbeiten. Es wäre also gar nicht gut, wenn die Abrechnungen dann erst Anfang Oktober mit den ersten Abrechnungen für die Einführungsveranstaltungen eingehen.
- Beachtet: Abrechnungen müssen binnen 8 Monaten eingereicht werden, sonst sind sie verfristet und können nicht mehr erstattet werden.
Finanzsprechstunden in der vorlesungsfreien Zeit
Da das Finanzteam in der Sommerpause nie komplett abwesend, aber auch nie komplett anwesend ist, gibt es auch nicht jede Woche donnerstags eine Finanzsprechstunde, sondern nur an einigen Termine. Außerdem gibt es zum Vorlesungsende nochmal einen extra Termin: am 28. Juli könnt ihr von 14 Uhr bis Mitternacht mit euren Abrechnungen und offenen Rechnungen – aber auch gerne schon mit euren Finanz-Ideen fürs Wintersemester zu einer zusätzlichen Finanzsprechstunde vorbeikommen. Das Finanzteam sorgt für eine kleine Stärkung, ihr bringt eure Arbeit mit. In der vorlesungsfreien Zeit gibt es einige online-Sprechstunden, bei Bedarf auch länger als angegeben, aber ihr müsst bis euch bis 13:30 dazuschalten.
- 27.07. – 13 – 16 Uhr – letzte reguläre Finanzsprechstunde (hybrid)
- 28.07. – 14-24 Uhr – extra Termin für Abrechnungen (in Präsenz im StuRa-Büro)
- 31.08. – 13-13:30 – Ferien-Sprechstunde Finanzen (nur online)
- 14.09. – 13-13:30 – Ferien-Sprechstunde Finanzen (nur online)
- 28.09 – 13-13:30 – Ferien-Sprechstunde Finanzen (nur online)
- 12.10. – 13-13:30 – Ferien-Sprechstunde Finanzen (nur online)
- danach beginnt die Vorlesungszeit des Wintersemesters 23/24
Da es sicherlich auch dringende Angelegenheiten gibt oder ihr zu den genannten Terminen nicht könnt, schreibt uns bitte in solchen Fällen, wir finden eine Lösung. Mails werden durchgehend gelesen!
Hinweise für Erstieinführungen im Wintersemester
Alle, die Veranstaltungen für Erstis planen, für die mehr als 200 Euro ausgegeben wird, müssen diese so früh wie möglich, auf jeden Fall vorher, mit dem Finanzteam durchsprechen. Im Normalfall schickt ihr die Planung ans Finanzteam und bekommt ein OK.
Wenn ihr Wochenenden oder Ersti-Partys plant, denkt bitte dran, Autos für Transportfahrten, Unterkünfte, Bands etc. rechtzeitig zu buchen und die Verträge über die Vorsitzenden der VS abzuschließen. Wenn ihr Erstitüten verteilen wollt, beachtet bitte, dass ihr für den Inhalt nicht mehr als 2,50 pro Tüte ausgeben dürft, gleiches gilt für Geschenke für Erstis. Oft gibt es auch im StuRa-Büro einiges, was ihr in die Beutel gegen könnt bzw. an eure Erstis verteilen könnt. Erstireader oder Informaterialen zählen nicht dazu!
Wie es weitergeht ab Oktober
Hier noch ein Ausblick, wie der Finanzcountdown im Oktober weitergeht. Parallel werden sich dann die Planungen für den Haushalt 2024 und die Abwicklung der letzten Ausgaben aus 2023 vollziehen.
- Finanzschulung für neue Finanzverantwortliche: TERMIN FOLGT
- Haushalt 2024:
- 1. Lesung: 07.11.23
- Beschluss: nach der 2. Lesung am 21.11.23 oder der 3. Lesung am 28.11.23
- => ab dem Haushaltsbeschluss können Budgetpläne von Fachschaften , vom Doktorandenkonvent und von den Autonomen Referaten eingereicht werden. Budgetpläne diese können aber auch noch 2024 eingereicht werden, allerdings kann bis zur Genehmigung kein Geld ausgeben werden.
- Finanzanträge für Gruppen/Projekte/FS-Projekte im Wintersemester 23/24:
- Einreichefrist: 21.11.23
- 1. Lesung: 28.11.23
- 2. Lesung: 12.12.23
- Winter-Kassenschluss 2023: Freitag, 1. Dezember, 23:59. Alles, was vor dem 1. Dezember angefallen ist, sollte zu diesem Termin eingereicht werden. Spätere Einreichungen bleiben ggf. bis 2024 liegen.
- Antragsfrist für zweckgebundene Rücklagen für 2024: Freitag, 15.12., 23:59. Zu spät eingereichte Anträge können nicht bearbeitet werden
- Jahreskassenschluss 2023: Freitag, 15.12., 23:59. Was bis dahin vollständig eingereicht ist, wird noch 2023 überwiesen – vgl. die Erläuterungen zum Sommerkassenschluss.
Aber vorher gibt es nochmal weitere Informationen und zum Beispiel auch eine Finanzschulung.
Und denk an eure Rückmeldung!
Bis 15. Juli könnt ihr euch noch rückmelden – danach kostet es im einfachsten Fall eine Mahngebühr, bei zulassungsbeschränkten Fächern kann es im Extremfall zur Verlust des Studienplatzes kommen.