Das Kalenderjahr und damit auch das Haushaltsjahr 2021 neigt sich dem Ende zu. Hier sind die wichtigsten Termine und Fristen aus dem Finanzbereich.
[/responsive]Vom italienischen Klempner unseres Vertrauens – den wir aus Copyright-Gründen leider nicht näher zeigen können – inspiriert und für gut befunden: die VS-Finanzroadmap 21/22!
Zum Ende des Jahres steht finanztechnisch noch einiges an: Abrechnungen und Anträge müssen eingereicht, Haushalt und Budgetpläne beschlossen werden und zuletzt auch noch letzte Überweisungen und Einzahlungen getätigt werden. Im Folgenden findet ihr eine Übersicht dazu.
(Sofern nicht anders angegeben, enden Fristen am jeweiligen Tag um 23:59 Uhr)
» Termine für die Beschlussfassung über den Haushalt 2022
- Di, 16.11.21: Vorstellung im StuRa
- Di, 30.11.21: 1. Lesung im StuRa
- Di, 14.12.21: 2. Lesung im StuRa
[Update: Dieser Zeitplan war ursprünglich anders konzipiert (und kommuniziert). Am 16.11. ging der Haushalt aber noch nicht in erste Lesung. Stattdessen wurde nur ein Teilaspekt des Haushalts besprochen, sodass dieser erst am 30.11. in erste Lesung ging. Die Sitzung am 07.12. wiederum ist primär als Finanzantragssitzung konzipiert, sodass die zweite Lesung für den 14.12. vorgesehen ist.]
Der Haushalt ist der Rahmen, innerhalb dessen die finanziellen Entscheidungen der VS getroffen werden – hier wird festgelegt, wieviel Geld für Anschaffungen, Dienstleistungen, Personal, studentische Projekte etc. ausgegeben wird. Der Haushalt wird vom vom Finanzreferat vorbereitet und vom StuRa beschlossen.
» Termine für Finanzanträge für Gruppen und große FS-Projekte
- Einreichefrist für Anträge: Di, 30.11.21, 23:59 Uhr
[naja, ausnahmsweise dürft ihr wie in der Grafik dargestellt noch bis 2.12. einreichen – das Finanzteam freut sich aber, wenn ihr es früher schafft ]
- Di, 07.12.21: 1. Lesung im StuRa
- Di, 14.12.21: 2. Lesung im StuRa
Anträge studentischer Gruppen für Projekte sowie Anträge für größere Fachschaftsprojekte für das kommende Semester werden einmal im Semester (an insgesamt zwei Terminen – der 1. und 2. Lesung) beraten und beschlossen. Im Einzelfall kann der StuRa die Beratung einzelner Anträge noch ins nächste Jahr verlängern.
» Fristen Kassenschluss 2021:
- Einreichefrist für Rechnungen vor dem 1.12.: Mo, 06.12.21, 12:00 Uhr
- Einreichefrist für Rechnungen nach dem 1.12.: Do, 16.12.21, 18:00 Uhr
Alles hat ein Ende – auch das Haushaltsjahr. Damit Abrechnungen bis Jahresende noch bearbeitet werden können, gibt es zwei Einreiche-Termine: einen für Kosten, die bis zum 1. Dezember anfallen und einen zweiten, für alles, was danach an Kosten anfällt. Noch schlauer ist, Abrechnungen immer zeitnah einzureichen.
Diese Termine sind keine harten Fristen: Alles, was pünktlich und vollständig ist, wird bei der Bearbeitung vorgezogen und voraussichtlich 2021 noch überwiesen. Das, was nach dem jeweiligen Termin eingereicht wird, wird aber auch noch bearbeitet und es wird auch in diesen Fällen versucht, es noch dieses Jahr zu überweisen. Verspätete und unvollständige Abrechungen werden in den meisten Fällen dann erst im neuen Jahr über das Budget von 2022 erstattet.
Achtung: Abrechnungen, die nach mehr als 8 Monaten eingereicht werden, sind verfristet – sie werden grundsätzlich nicht erstattet.
Alle Einnahmen aus 2021 müssen 2021 eingezahlt werden.
- Letzter regulärer Überweisungstag ist Di, 21.12.21.
- letzter regulärer Einzahlungstag: Mi, 22.12.21 – bitte Termin bis Di, 21.12.21, vereinbaren
Im Einzelfall sind bei vorheriger Abklärung auch noch Überweisungen und Einzahlungen nach diesen Terminen möglich.
» Zweckgebundene Rücklagen (FSen und Doktorandenkonvent)
- Einreichefrist für zweckgebundene Rücklagen: Fr, 03.12.21
- danach eingegangene Anträge werden ohne Ausnahme (!) zurückgewiesen
- vorläufige Genehmigung von Rücklagen: Do, 16.12.21
Am Ende eines Jahres bleibt auch mal Geld „über“ – zumal in einem Jahr, das durch online-Formate geprägt war. Haushaltsreste der Fachschaften oder des Doktorandenkonvents können in begründeten Fällen für besondere Projekte ins nächste Jahr übertragen werden. Diese zweckgebundenen Rücklagen müssen jedoch frühzeitig beantragt und vom Finanzreferat genehmigt werden. Hier bedeutet ein Verpassen der Frist das endgültige Aus für den Antrag. Zu spät eingereichte Anträge werden zurückgewiesen.
» Budgetpläne (Fachschaften, Doktorandenkonvent und Autonome Referate)
- Einreichefrist für Budgetpläne: Do, 16.12.21
- letzte Einreichefrist für Budgetpläne vor einer automatischen Ausgabensperre: Fr, 28.01.22
- Ausgabensperre für Fachschaften, Doktorandenkonvent und Autonome Referate ohne genehmigten Budgetplan: Mo, 31.01.22
Budgetpläne, die bis zur ersten Frist eingereicht sind, werden noch 2021 noch gesichtet und mehrheitlich vermutlich auch schon genehmigt. Nach der Frist eingegangene Budgetpläne werden alle auch geprüft – aber erst nachdem den rechtzeitig eingegangenen geprüft sind. Bis 28.01.22 sollten alle Budgetpläne eingereicht sein, zum 31.01.22 gilt für alle Einheiten, deren Budgetplan nicht geprüft ist, eine Ausgabensperre.
Auch danach können noch Budgetpläne eingereicht werden und werden geprüft. Bis die Prüfung abgeschlossen ist, dürfen die Einheiten jedoch kein Geld ausgeben. Rechnungen bleiben liegen, bis die Budgetpläne genehmigt sind.
- [Vorlage für Budgetpläne folgt]
» QSM-Anträge (Fachschaften, Zentrale Lehramtsmittel)
- Einreichefrist für QSM-Anträge 15.01.22
Am Ende jeder Finanzmeldung kommt der übliche Disclaimer: Das Finanzreferat ist nicht für die QSM zuständig! Wendet euch bei Fragen zu den QSM daher an das QSM-Referat, auf dessen Seite ihr auch das QSM-Formular findet.
Wenn ihr Fragen habt, meldet euch beim Finanzteam – kommt am einachsten in die Videosprechstunde jeden Dienstag von 13:00 – 13:30 – bei Bedarf geht die Sprechstunde auch länger.