Letzte Finanzinfos für die vorlesungsfreie Zeit

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Das Sommersemester endet am 30. September. Leider fielen aufgrund der Pandemie die meisten traditionellen Sommerfeste, Vorträge, Spieleabende und dergleichen aus. Das hatte für Fachschaften, Autonome Referate und den Doktorandenkonvent zur Folge, dass dafür vorgesehene Gelder nun nicht ausgegeben wurden. Für viele Gruppen bedeutete es, dass sie gar keine Anträge im StuRa stellten – für den StuRa bedeutete es, dass er das neue Antragsverfahren für Gruppen nicht umsetzte. Hier informiert das Finanzteam darüber, was die genannten nun tun können und was für sie bis Jahresende im Finanzbereich ansteht. 

Nicht ausgegebenes Geld von Fachschaften: Was tun?

(Das Folgende gilt ähnlich auch für Autonome Referate und den Doktorandenkonvent.) Einige Veranstaltungen könnt ihr vielleicht per Videokonferenz nachholen, das kostet dann jedoch in der Regel weniger, weil Fahrtkosten für die Vortragenden entfallen. Sommerfeste kann man nicht per Videokonferenz nachholen und das Geld daher nicht ausgeben, mit Winterfesten oder Erstiveranstaltungen wird es weitgehend ähnlich sein. Auch Ausgaben für Treffen oder auch Fahrten zu Vernetzungstreffen sind weggefallen. Daher wäre es jetzt zuerst gut, wenn ihr in den Fachschaften darüber nachdenkt, was ihr stattdessen noch dieses Jahr machen könnt und wollt. Neben kostenneutralen Aktionen wie FS-Raum-Entrümpelungen (mit Hygienekonzept!) oder der Überarbeitung eurer Website oder FS-Verteiler respektive der Einrichtung selbiger (das EDV-Team steht euch gerne zur Seite!) gibt es noch ganz andere Möglichkeiten, Fachschaftsgelder einzusetzen. Hier ein paar Informationen und Anregungen:

1. Anschaffungen

Habt ihr einen Fachschaftsraum, den ihr neu einrichten müsstet? Möchtet ihr euch als Fachschaft etwas anschaffen, was ihr bisher mangels Geld nicht getan habt (Musikanlage, Laptop, Scanner, Kühlschrank, Aufnahmegeräte…)?

Bitte beachtet hierbei folgende Dinge:

  1. Ausgaben über 200 Euro müssen zuerst mit dem Finanzreferat per Mail oder Videochat abgeklärt werden, bevor ihr einkauft.
  2. Es sollten Anschaffungen sein, die der Studierendenschaft (also z.B. eurer Fachschaft) zugutekommen. Alles andere wäre Individualförderung, die nicht erlaubt ist.
  3. Es sollten Anschaffungen sein, die nicht schon zentral oder an anderer Stelle zur Verfügung stehen. Im Falle von z. B. Musikanlagen muss mit dem Finanzreferat besprochen werden, wo sie stehen sollen, wer sie benutzt, wie ihr sicherstellt, dass sie nicht abhandenkommen, warum diese Anschaffung dringend notwendig ist und für was sie wie oft gebraucht wird. Und natürlich braucht ihr Vergleichsangebote, spätestens bei Anschaffungen über 500 Euro.
  4. Im Falle von Mobiliar für Fachschaftsräume oder dergleichen muss durch das Finanzteam geprüft werden, ob das alte Mobiliar tatsächlich so veraltet ist, dass ein Neukauf notwendig ist. Auch muss geklärt werden, wohin das alte Mobiliar kommt – was macht ihr damit? Ggf. müsst ihr die Entsorgung gleich mitbeschließen…

2. Summen vom Sommersemester ins Wintersemester „schieben“

Wenn ihr Anschaffungsideen oder Veranstaltungsideen fürs Wintersemester habt, z.B. statt der Sommerfeier eine*n bekanntere*n Redner*in einladen, müsst ihr die Gelder für die Feier in den Haushaltsposten für inhaltliche Veranstaltungen schieben. Ihr müsst aber konkret beschließen, was ihr konkret mit dem Geld machen wollt. Einfach nur umschichten bringt euch auch deswegen nichts, weil ihr das Geld ja damit noch nicht verwendet habt. Wenn ihr einfach 2000€ in einen Posten schiebt, bleibt es am Ende des Jahres ja nicht dort. Da das Wintersemester weiterhin eher eingeschränkte Aktionsmöglichkeiten bieten wird, gibt es auch nur wenig Spielraum – macht euch also Gedanken!.

Das Ändern von Posten in eurem Budgetplan bedeutet eine Neufassung des Budgetplans, welcher in der Fachschaft (z.B. via Online-Sitzung) vorgestellt, abgestimmt und anschließend vom Fachschaftsrat und dem*der*den Finanzverantwortliche*n unterzeichnet werden muss. Der Budgetplan muss auch den Finanzreferenten per Mail vorgelegt und überprüft werden. Das kostet alles Zeit. Wenn ihr das sehr spät macht, kann es zu spät sein.Also nehmt euch möglichst jetzt noch die Zeit dafür! Der StuRa hat bereits einen Nachtragshaushalt beschlossen.

3. Zweckgebundene Rücklagen für 2021: bis 04.12. beantragen

Wenn ihr Mittel 2020 nicht ausgegeben habt, sie aber 2021 für besondere Vorhaben einsetzen wollte, die ihr mit den Mitteln, die ihr 2021 erhalten werdet, nicht bestreiten könntet, könnt ihr zweckgebundene Rücklagen beantragen. Das heißt, dass ihr nicht ausgegebenes Geld ins nächste Jahr mitnehmt. Dann könntet ihr beispielsweise das ausgefallene Ersti-Wochenende des Wintersemesters im Sommer nachholen.

Macht euch auch hier frühzeitig Gedanken, denn bis zum 4.12. müsst ihr zweckgebundene Rücklagen beantragt haben. Zweckgebundene Rücklagen müssen wie Anträge eingereicht und gut begründet werden. Ihr könnt nicht einfach 8000 € ins nächste Jahr übertragen, nur weil sie nicht ausgegeben werden konnten. Vielmehr muss auch hier (und hier noch viel mehr als bei einem Nachtragshaushalt!) ein Zweck angegeben sein, z.B. eine Veranstaltung oder eine Anschaffung, die im Jahr 2021 geplant ist. Wird das Geld für diesen Zweck im nächsten Jahr allerdings nicht genutzt, so kann das Geld weder für andere Zwecke ausgegeben noch ins Jahr 2022 mitgenommen werden. Zweckgebundene Rücklagen müssen vom Finanzreferat genehmigt werden. Überlegt euch daher gut, bevor ihr zweckgebundene Rücklagen beantragt – oder meldet euch im Vorfeld.

Gruppen: Finanzanträge im StuRa am 01.12. stellen

2019 hatte der StuRa beschlossen, nur noch zweimal im Jahr über Finanzanträge von Gruppen abzustimmen, um so den StuRa von Finanzanträgen zu entlasten und den Gruppen im Vorhinein Planungssicherheit zu verschaffen. Die Umsetzung dieses Plans ist im Sommersemester 2020 noch an Corona gescheitert. Zum Wintersemester wird dieses Vorgehen jedoch sehr wahrscheinlich umgesetzt werden. Nach bisherigen Planungen sollen Finanzträge von Gruppen für das Wintersemester 20/21 und das Sommersemester 2021 in der StuRa-Sitzung am 01.12. in erste Lesung gehen und in der StuRa-Sitzung am 15.12. in zweiter Lesung abgestimmt werden. Das bedeutet, dass die Anträge bis 24.11. beim StuRa gestellt sein müssten.

Haushaltsplanung 2021

Budgetpläne für alle Referate, Fachschaften und den Doktorandenkonvent müssen, so wie im Vorjahr, vor Dezember eingereicht werden, sonst wird es wieder Ausgabensperren geben. Dafür wird es wieder Informationen und Mustervorlagen geben, mit denen der Erstellungsprozess erleichtert werden soll. Bitte macht euch auch hier, wenn möglich, schon in den Ferien oder im Oktober Gedanken für die Budgetplannung 2021. (Was die Fachschaften angeht: idealerweise gleich zusammen mit den Vorbereitungen für die QSM….)

QSM 2021

Da das Finanzreferat nicht für die QSM zuständig ist, verweisen wir euch hier einfach weiter ans QSM-Referat. So viel verraten wir aber: Das QSM-Referat berechnet im Moment die Vollzeitäquivalente (VZÄ) und wird sich, sobald die Höhe der Zuweisungen vom Land feststehen, bei den Fachschaften melden.

Wie erreicht ihr uns?

Schreibt uns

Bei Fragen dürft ihr uns weiterhin Mails schreiben, versuchen telefonisch im Büro anzurufen oder Video-Chats mit uns ausmachen. Das Finanzteam ist auch weiterhin für euch da. Habt nur bitte ein wenig Verständnis dafür, wenn wir nicht gleich sofort an-/zurückrufen, da wir nicht jeden Tag im Büro sein werden und je nach Anliegen Sachen etwas mehr und etwas weniger Zeit benötigen.

  • finanzen@stura.uni-heidelberg.de

Finanzschulung: 06.11., 16:00

Wie auch die Male davor, dürfen alle Finanzverantwortlichen und Interessent*innen gerne daran teilnehmen. Wenn ihr besondere Schwerpunkte oder Anregungen für die Schulung habt, dann könnt ihr uns diese gerne vorher per Mail schicken.

Ansonsten hoffen wir euch alle gesund und munter im neuen Semester wiederzusehen – und sei es in einer Videokonferenz!

 

Euer Finanzteam

 

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