Haushaltsplanung 2020: Teil II Budgetpläne

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Budgetpläne 2020

Am 19.11.19 wird der Gesamt-Haushalt der VS im StuRa in zweiter Lesung beraten und voraussichtlich beschlossen. Als nächstes müssen die Fachschaften, Autonomen Referate und der Doktorandenkonvent für die ihnen zugewiesenen Mittel einen Budgetplan beim Finanzreferat zur Genehmigung einreichen. Für diesen Schritt folgen nun Informationen für die Fachschaften und Referate:

Zur Erinnerung hier noch einmal der Zeitplan:

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  • am 19.11. wird der Haushalt in zweiter Lesung beraten
  • sobald der Haushalt beschlossen ist, können Budgetpläne beim Finanzreferat eingereicht werden
  • bis 2.12. können Fachschaften und der Doktorandenkonvent zweckgebundene Rücklagen beim Finanzreferat beantragen
  • bis 15.12. werden diese abgelehnt oder vorläufig genehmigt. Die endgültige Genehmigung kann erst erteilt werden, wenn der Vorab-Jahresabschluss für 2019 steht und klar ist, ob FSen ihren Etat 2019 überzogen haben.
  • bis 20.12. müssen die Budgetpläne beim Finanzreferat eingereicht werden
  • spätestes bis 30.1.20 werden die Budgetpläne vom Finanzreferat genehmigt. Ab diesem Zeitpunkt erhalten alle, die keinen Budgetplan eingereicht haben, eine Ausgabensperre.

Step By Step Anleitung zur Erstellung des Budgetplans 2020:

  1. Ladet euch den Muster-Budgetplan runter (Link findet ihr oben).
  2. Tragt folgende Werte in den Budgetplan ein:
    • Fachschafts-/Referatsname
      der Doktorandenkonvent kann analog zu einer Fachschaft verfahren, statt der FS-Nummer die .03 einfügen
    • Fachschafts-/Referatsnummer (alle blau eingefärbten Zahlen ersetzen mit FS-Nr. Eure FS-Nr. findet ihr im Gruppierungsplan auf Seite 5)
    • Kosten für die einzelnen Haushaltsposten (Das ist eine politische Entscheidung, die ihr treffen müsst)
    • Gelb markierte Posten hierbei nicht entfernen (Das ist eine haushaltsrechtliche Entscheidung, die wir euch abgenommen haben. Ihr könnt hier gerne 0€ eintragen)
    • Rote Hinweise bitte aus dem Budgetplan entfernen (Zelle löschen)
    • Bezeichnungen der einzelnen Veranstaltungen/Anschaffungen euren Fachschaftsbedürfnissen anpassen und spezifizieren
      (z.B. Miete Spinde = Spinde im Neuenheimer Feld zur Aufbewahrung von Fachschaftsutensilien. Unpassende Bezeichnungen bitte entfernen)
  3. Beschließt den Budgetplan in der Sitzung eures Beschlussgremiums.
  4. Speichert die Datei als Excel Datei ab (nicht als PDF) und druckt sie aus.
  5. Auf dem Budgetplan unterschreibt nur der/die Finanzverantwortliche.
  6. Bitte reicht mit dem Budgetplan auch ein vom Fachschaftsrat unterschriebenes Protokoll ein, aus dem hervorgeht, dass ihr den Budgetplan in eurer Fachschaftsvollversammlung vorgestellt und abgestimmt habt. Das Abstimmungsbild muss erkennbar sein (wieviele Stimmen dafür, dagegen, enthalten). Je nach Fachschaftssatzung müssen entweder alle Fachschaftsräte oder die Mehrheit unterschreiben.
  7. Digital brauchen wir den Budgetplan als Excel-Datei. Postal muss er wie das Protokoll original unterschrieben sein. Keine Scans!

Erläuterungen:

Ausführliche Erläuterungen zu den einzelnen Posten findet ihr im Gruppierungsplan, dies sind nur besonders wichtige Hinweise oder Antworten auf häufige Nachfragen:

  • Wundert euch nicht, wenn die Nummerierung nicht fortlaufend sind. Wir haben Sachen, die ihr gar nicht machen könnt, rausgenommen.
  • Einnahmen: VS-Beiträge: das sind die Zuweisungen, die ihr in diesem Dokument findet (Achtung: Zahlen müssen am 19.11. noch endgültig beschlossen werden)
  • Zweckgebundene Rücklagen: Sind Gelder, die ihr aus dem vorigen Jahr ins neue Jahr tragt. Sie müssen an einen Zweck gebunden sein (z.B. Weihnachtsfeier 2019), bis 02.12.2019 beantragt und vom Finanzreferat genehmigt worden sein. Bei Ablehnung bitte nicht in den Budgetplan eintragen.
  • Bewirtungskosten (540): Beachtet hierzu die Hinweise im Gruppierungsplan: Verpflegung für externe Veranstaltungen werden bei den Veranstaltungen abgerechnet.
  • Fahrt-, Transportkosten etc. (531-533): Beachtet zur Unterscheidung die Erläuterungen im Gruppierungsplan.
  • Pflege und Förderung überregionaler Beziehungen (622): das sind nicht die Mittel, um zu einer  BuFaTa zu fahren! Die rechnet ihr bei den Fahrtkosten (s.o.) ab.
  • Projekte der Fachschaften (7er Gruppe): Betrifft nur Projekte, die ihr selber macht, wenn ihr Gruppen unterstützt: siehe 621. Achtung: Posten 621 kann nicht durch andere Posten gedeckt werden (nur durch Nachtragshaushalt).
  • Exkursion bei Veranstaltungen inhaltlicher Art (710): das ist nicht für Pflichtexkursionen/Exkursionen, für die es ECTS gibt – dafür könnt ihr die QSM einsetzen.

Gerne könnt ihr uns den Plan vorab zur Rückmeldung schicken oder in die Sprechstunde kommen, wenn ihr Nachfragen habt.

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