Liebe Fachschaftsräte, liebe Aktive in den Fachschaften,
der vorletzte Monat des Jahres hat begonnen – in einem Monat kommt der Nikolaus, die ersten Termine für Jahresendfeiern stehen fest und der Kassenschluss rückt auch immer näher. Für eure Feiern (wenn ihr wollt, könnt ihr sie auch Weihnachtsfeiern nennen), findet ihr hier einige Hinweise und Anregungen. So schafft ihr die Abrechnung hoffentlich leichter und vielleicht noch dieses Jahr.
Allgemeine Informationen zur Abrechnung findet ihr
Gerne könnt ihr auch in die Finanzsprechstunde kommen – auf der Finanzseite findet ihr den Termin oder vereinbart einen Termin per E-Mail: finanzen (at) stura.uni-heidelberg.de. Wenn ihr nicht vorbeikommen könnt, könnt ihr auch während der Sprechstunden anrufen: HD 54-2456.
Bitte bedenkt, dass Feiern nicht um des Konsums willen veranstaltet werden oder um die letzten Mittel der Fachschaft auszugeben, sondern ein guter Anlass für die Aussprache und den Austausch untereinander sind, zum Beispiel über das letzte Erstiwochenende oder die QSM-Anträge im Januar.
1. Einkauf auf Rechnung
Bitte versucht, wo ihr nur könnt, auf Rechnung zu kaufen. Das geht zwar nicht beim Supermarkt um die Ecke, aber ihr könnt z.B. über das StuRa-Büro bei Rewe auf Rechnung bestellen. Allerdings müsst ihr euch dafür möglichst 3 Wochen vorher bei einkauf (at) stura.uni-heidelberg.de melden. Bitte denkt dran, dass ihr dafür bereits einen Finanzbeschluss braucht! Auch einige Bäckereien liefern euch Brötchen oder anderes Gebäck auf Rechnung – fragt nach und verweist darauf, dass die Verfasste Studierendenschaft eine Körperschaft öffentlichen Rechts ist und Fachschaften ein Teil davon sind.
2. Bewirtung und Getränke
Behaltet bei euren Einkäufen auch die Bewirtungsrichtlinie im Hinterkopf. Wie gesagt sollte bei den Feiern nicht der Konsum im Vordergrund stehen. In der Bewirtungsrichtlinie wurden Grenzen festgelegt, welche sich an Landesgesetzen orientieren, Details findet ihr in der Bewirtungsrichtlinie:
2a) Fehlerquellen bei Getränkeabrechnungen: Pfand und Alkohol
Wir erstatten kein Pfand. Denkt also bitte von vorneherein, wenn ihr die Abrechnung macht, daran, Pfandartikel auf dem Kassenzettel zu markieren (sie zu unterstreichen ist besser, als sie zu markern, dadurch verblasst nämlich die Tinte schneller) und abzuziehen. Wenn es sich um eine offene Rechnung handelt, die wir direkt begleichen, dann brauchen wir eine nachträgliche Einzahlung des Pfandgeldes. Wir kommen dazu aber noch mal gesondert auf euch zu.
Für einen risikoarmen Konsum von Alkohol wurde durch den StuRa ein Grenzwert von 30g Reinalkohol pro Person und Tag festgelegt, wenn der Alkohol von VS-Geldern (auch Fachschaftsgelder) gezahlt wird. Um nachzuvollziehen, dass diese Grenze eingehalten wurde, gibt es eine Vorlage. In diese Exceltabelle gebt ihr ein was, wie viel und mit wie viel % getrunken wurde, dann wird euch automatisch berechnet, wieviel Gramm Reinalkohol das entspricht.
Wenn Alkohol ausgeschenkt wird, ist auch sicherzustellen, dass ausreichend kostenloses Trinkwasser zur Verfügung gestellt wird. Einige Fachschaften achten auch darauf, dass immer mindestens eine Person des Orgateams nüchtern bleibt – vielleicht ist das ein Anregung für euch. Die Vorlage für die Alkohol-Abrechnung findet ihr auf dieser Seite:
2b) Abrechnung von Verpflegung
Es gibt zwei Haushaltsposten, über die Verpflegung abgerechnet wird und in der Bewirtungsrichtlinie gibt es zwei Regelungen, was die das Gesamtvolumen der Kosten für Verpflegung angeht:
- Unter dem Posten 540 werden Kosten für „interne“ Verpflegung – also die Verpflegung der FS-Sitzungen oder FS-Wochenenden abgerechnet.
Die Bewirtungsrichtlinie sieht dafür Folgendes vor: „Die Bewirtungsausgaben für interne Veranstaltungen darf 10% oder bis zu 700€ der VS-Zuweisungen einer Fachschaft oder eines autonomen Referats nicht überschreiten.“ - Unter dem Posten 71 (also 710, 720, etc.) werden „externe“ Veranstaltungen (also nicht die Sitzungen des Fachschaftsrats, sondern z.B. Weihnachtsfeiern, Erstieinführungen, Vorträge etc.) abgerechnet, und zwar vollständig, d.h. incl. Verpflegung.
Die Bewirtungsrichtlinie sieht dafür Folgendes vor: „Die Bewirtungskosten für externe Veranstaltungen dürfen 33% der Zuweisungen einer Fachschaft oder autonomen Referats nicht überschreiten.“
Wenn ihr Einnahmen (z.B. Eigenbeteiligungen) habt oder Spenden einnehmt, könnt ihr diese zusätzlich für Verpflegung verwenden.
3. Druckkosten
Vielleicht macht ihr Werbung für eure Feier. Hierzu könnt ihr in lokale Copyshops gehen oder Flyer online gegen Vorabzahlung bestellen und hinterher abrechnen. Ihr könnt auch auf Rechnung drucken – viele Druckereien ermöglichen das bei Behörden. Meldet euch, wenn ihr Probleme habt, eine Rechnung zu erhalten oder Tipps braucht, wo man auf Rechnung bestellen kann.
Wir vermuten jedoch, dass die meisten nur ein paar Plakate und eine Handvoll Flyer brauchen – wenn ihr nur ein paar A3-Plakate im Institut aushängt, könnt ihr diese auch im StuRa-Büro drucken, kommt einfach im StuRa-Büro vorbei und druckt sie dort aus.
Zeigt, dass ihr VS-Gelder nutzt!
Bitte beachtet, dass ihr in geeigneter Weise sichtbar macht, dass ihr VS-Gelder nutzt. Hierzu zählt – so heißt es in der Finanzordnung – „insbesondere der Abdruck des Logos und des Schriftzugs der VS auf […] Veranstaltungshinweisen.“ Statt des StuRa-Logos kann auch das Logo einer Fachschaft oder eines Referats genutzt werden.
4. Ausleihe im StuRa-Büro
Die Verfasste Studierendenschaft verleiht Geräte wie Waffeleisen oder Glühweihkocher. Sogar einige saisonale Dekomaterialien gibt es …
Wenn die StuRa-Geräte schon verliehen sind: es gibt auch einige Fachschaften mit umfangereichem Gerätefundus, erkundigt euch also ruhig auch bei benachbarten Fachschaften. Das spart vielleicht sogar Transportwege.
5. Nachhaltigkeit bei der Weihnachtsfeier
Im Sinne der Nachhaltigkeitsrichtlinie des StuRa bitten wir euch darum, die folgenden Hinweise zu beachten
- Hier findet ihr die Nachhaltigkeitsrichtlinie
5a) Geschirr:
- Ihr könnt die Leute bitten, Tassen und/oder Teller mitzubringen und für den Fall, dass etwas übrig bleibt (s.u.), auch ein Behältnis dafür.
- Lieber Geschirr ausleihen, als Wegwerfgeschirr zu kaufen.
- Kleine Mengen Geschirr könnt ihr auch im StuRa-Büro leihen (s.o.), sonst erhaltet ihr beim StuWe welches.
- Geräte wie Waffeleisen gibt es in der StuRa-Ausleihe. (siehe Punkt 4)
5b) Essen und Trinken:
- möglichst große oder gar keine Verpackungen:
Süßes mit wenig Verpackung gibt es in einigen regionalen Läden – fragt ggf. beim Ökoreferat nach, - Getränke lieber als Glas/Mehrweg statt PTE/Plastik/Aludose/Einweg einkaufen,
- Herkunft der Produkte sollte sein biologisch angebaut und/oder regional produziert und/oder fair gehandelt sein (Übersicht über Siegel, auf die geachtet werden kann)
- falls etwas übrig bleibt, könnt ihr das zu Foodsharingverteilern bringen, insofern es kein Mindesthaltbarkeits- und Verbrauchsdatum hat und nicht verarbeitet (gekocht) wurde – in Behältern mitgeben — oder gerne im StuRa-Büro vorbeibringen.
5c) Sonstiges
- Auch bei anderen Materialien (z.B. Dekoration) darauf achten, dass sie langlebig sind und mehrfach verwendet werden können (evtl. auch beim StuRa ausleihen)
6. Vorschüsse sind im Dezember nicht mehr möglich
Vorschüsse sind im Dezember nicht mehr möglich, da die Rückzahlung dann nicht mehr zu schaffen ist. Bitte schließt dieses Verfahren daher von vornerherein aus, prüft den Rechnungskauf, rechnet rasch ab – oder bittet alle, was mitzubringen und lasst euch von einem Winterwunder überraschen.
7. Beschlüsse
Wenn ihr es noch nicht getan habt, aber Großes plant, solltet ihr in den nächsten Wochen noch einen belastbaren Beschluss für eure Feier treffen. Überlegt euch, wie eure Festivität aussehen soll und was sie kosten soll. Dass etwas im Budgetplan steht, reicht nicht aus, um Geld auszugeben! Ihr könnt aber beschließen, dass eine im Budgetplan vorgesehene Veranstaltung definitiv stattfinden soll. Falls in eurem Budgetplan bereits eine Begründung steht, könnt ihr diese auch in euer Protokoll kopieren. Ohne Begründung könnt ihr keine ordentlichen Beschlüsse treffen.
Wenn ihr eine größere Veranstaltung macht, zum Beispiel eine große Party mit Tombola, Livemusik und Zuckerwattemaschine, müsst ihr eine Auflistung darüber erstellen, was ihr macht und ungefähr dafür ausgeben wollt – ihr könnt nicht einfach schreiben „Weihnachtsfeier: 900 Euro, einstimmig angenommen“)
Bitte vergesst nicht, dass ihr ein Abstimmungsergebnis für jeden Beschluss braucht (einstimmig angenommen – bei zwei Enthaltungen angenommen – oder einfach in der Form 4-1-0 / Ja-Nein-Enthaltung).
8. Abrechnungen/Kassenschluss
8a) Fasst Abrechnungen zusammen
8b) Reicht Abrechnungen rechtzeitig ein!
Kassenschluss 2019 ist am 2.12., 18:00 (für Kosten bis Dezember) bzw. der 13.12. (für Kosten, die danach anfallen).
Alles, was ihr bis 2.12. (bzw. 13.12.) vollständig einreicht, versuchen wir, bis Ende des Jahres zu überweisen. Wenn etwas fehlt, versuchen wir, euch zu kontaktieren, damit ihr fehlende Unterlagen nachreichen könnt. Was nicht vollständig ist und nicht mehr 2019 überwiesen werden kann, wird ab 15. Januar überwiesen.
Bitte füllt daher das Abrechnungsformular wirklich vollständig aus. Gerade bei Veranstaltungen wird gerne im unteren Teil des Formulars das Veranstaltungsdatum oder die Anzahl der Teilnehmer*innen vergessen. Wenn in eurem Abrechnungsformular oben rechts kein „E“ steht, kann es sein, dass ihr ein veraltetes Formular nutzt. Bitte ladet euch das Formular lieber nochmal neu von der Finanzseite runter:
8c) Abrechnungen nach 13.12. / Zweckgebundene Rücklagen
Wenn ihr nach dem 13.12. absehbar große Abrechnungen oder offen Rechnungen habt, die ihr dieses Jahr noch erstattet haben wollt, müsst ihr das vorher mit dem Finanzreferat durchsprechen. Wenn die Erstattung 2019 nicht möglicht ist, könnt ihr bis 2.12. eine zweckgebundene Rücklage für 2020 beantragen. Der Beschluss zum Einrichten einer zweckgebundenen Rücklage muss dieselben Formerfordernisse wie ein Finanzbeschluss erfüllen!
Kurze Checkliste zum Abschluss:
- Ordentliche Beschlüsse fassen!
- Möglichst viel auf Rechnung kaufen!
- Formulare vollständig ausfüllen und alle Belege beifügen!
- Wenn möglich Sachen zusammenfassen!
- Nachhaltig feiern!
- Kassenschluss: 2.12. (für alles bis Dezember) 13.12. (für die letzten Sachen)
- spätere Abrechnungen VORHER besprechen, Rücklagen bis 2.12. beantragen
Wichtige Links:
Ausblick auf 2020:
Eure Budgetzuweisungen für 2020 findet ihr – vorbehaltlich der endgültigen Beschlussfassung im StuRa – auf der Finanzseite. Eine Vorlage zum Erstellen eines Budgetplanes folgt Mitte November.
Viele liebe und herbstliche Grüße
c/o StuRa-Büro
Albert-Ueberle-Str. 3-5
69120 Heidelberg
Mail: finanzen (at) stura.uni-heidelberg.de
Tel.: 06221 / 54-2456