In dieser Meldung erhaltet ihr Informationen zum Stand der Abrechnungen aus den ersten acht Monaten des Jahres, Hinweise zur Verbesserung von Abrechnungen sowie einen Ausblick auf Finanz-Termine bis Ende des Jahres. Zur Haushaltsplanung 2020 wird es noch eine eigene Meldung geben.
Sommerkassenschluss abgeschlossen
Alle Abrechnungen, die vollständig und fristgerecht zum Sommerkassenschluss eingereicht wurden, sind geprüft und überwiesen. Ebenso sind alle vollständigen Abrechnungen, die nach Kassenschluss bis 16.08.19 eingingen, sowie alle bis 16.08.19 vervollständigten Abrechnungen abgearbeitet und überwiesen. Das Finanz-Team freut sich auf weitere fehlende Unterlagen und neue (möglichst vollständige) Abrechnungen – ab 12.09. wird wieder überwiesen. Auch wenn die Bearbeitung jetzt zwar etwas langsamer vonstatten geht, da Mitglieder des Finanzteams im August und September Urlaub machen, würde das Finanz-Team gerne bis Oktober noch einiges abarbeiten.
Verbesserungspotentiale bei Abrechnungen
Einige Bitten und Empfehlungen für eure Abrechnungen.
- Bitte gebt bei Veranstaltungs- oder Reisekostenabrechnungen immer das Datum an, bei Veranstaltungen zudem die ungefähre Anzahl der Teilnehmenden
- Aber den neuen Computer und die Flyer für den Fachschaftsvortrag müsst ihr auf jeden Fall getrennt abrechnen, auch wenn dieselbe Person das Geld vorgestreckt hat
- Versucht bei größeren Ausgaben auf Rechnung zu kaufen und meldet euch, wenn ihr dazu Fragen habt, beim Finanz-Team
Sprechstunde im Sommer: Mi, 14-16 Uhr
Sprechstunde in der vorlesungsfreien Zeit ist weiterhin jeden Mittwoch, von 14-16 Uhr. Bitte macht davon Gebrauch, wenn ihr Fragen habt oder Veranstaltungen plant. Wenn ihr uns vorher kurz mailt, können wir uns auf euren Besuch vorbereiten. Ihr könnt auch während der Sprechstunde anrufen oder mit – vielleicht – unfertigen Abrechnungen kommen und wir gucken, ob noch etwas fehlt und wenn ja, was.
Abrechnungsformular wieder online ausfüllbar
Es gibt das Abrechnungsformular wieder als ausfüllbares pdf:
Hinweise für die Planung von Erstieinführungen
Die Fachschaften, die aktuell an der Planung der Ersti-Einführungen sitzen, mögen bitte folgende Hinweise beachten:
Sie stammen zwar aus dem letzten Wintersemester, sie werden aber immer wieder aktualisiert – sind also aktuell. Bitte beachtet vor allem die Hinweise auf Verträge und Vorschüsse!
Nächste Finanzbeauftragten-Schulung: 24. Oktober
Die nächste Finanzbeauftragten-Schulung ist am Donnerstag, 24. Oktober, von 17:00 bis 19:00, im StuRa-Büro. Im Anschluss besteht auch noch die Gelegenheit, Einzelfragen zu besprechen. Im Vorfeld könnt ihr auch Themenvorschläge einreichen.
Jahresend-Kassenschluss: 2. Dezember bzw. 13. Dezember
- Der Kassenschluss für alle bis Dezember anfallenden Abrechnungen ist am Montag, 02.12., 18:00.
- Der finale Kassenschluss für alle nach dem 2.12. anfallenden Kosten ist am Freitag, 13.12., 18:00.
Für alle Kosten, die nach dem 13.12. anfallen, können Fachschaften zweckgebundene Rücklagen bilden, Infos dazu werden in der Meldung zur Haushaltsplanung stehen. Muss eine Rechnung noch 2019 gezahlt werden oder wird jemand absehbar noch viel Geld vorstrecken, meldet euch auch bis 13.12. – im Ausnahmefall ist eine Zahlung evtl. unter Umständen vielleicht doch noch möglich. Nach dem 20.12. wird nicht mehr überwiesen.
Bitte nutzt auch beim Kassenschluss – am besten im Vorfeld – das Angebot, mit unfertigen Abrechnungen ins StuRa-Büro zu kommen und sie vor Ort fertigzustellen. Die Erfahrung zeigt, dass das Abgeben unvollständiger Abrechnungen mit anschließendem Hin-un-her-Mailen im Endeffekt länger dauert als gemeinsames Durchgehen und Fertigstellen. Unvollständige Abrechnungen werden im Dezember solange zurückgestellt, bis die vollständigen Abrechnungen abgearbeitet sind. Das kann auch bedeuten, dass sie erst 2020 überwiesen werden.