Finanz-Informationen zum Jahresende

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Liebe Fachschaften, liebe Interessierte,

das Jahr geht langsam zur Neige und die Termine für eure Jahresendfeiern stehen sicher schon. Für diese Feiern (wenn ihr wollt, könnt ihr sie auch Weihnachtsfeier nennen), wollen wir euch einige Hinweise und Bitten schicken. So spart ihr Zeit und könnt  gezielt nachhaken – und schafft die Abrechnung vielleicht noch dieses Jahr.

Gerne könnt ihr auch in die Finanzsprechstunde kommen – bitte informiert euch auf der Finanzseite über die Termine oder vereinbart einen per E-Mail: finanzen (at) stura.uni-heidelberg.de. Wenn ihr nicht kommen könnt, könnt ihr auch während der Sprechstunden anrufen: HD 54-2456.

Bitte beachtet grundsätzlich, dass Feiern nicht um des Konsums willen veranstaltet
werden, sondern ein guter Anlass für die Aussprache und den Austausch untereinander sind, zum Beispiel über das letzte Erstiwochenende oder die QSM-Anträge im Januar…
Kassenschluss 2018 ist am 12.12., 20:00. Mehr dazu und zu Zweckgebundenen Rücklagen am Ende der Mail.

1. Einkauf auf Rechnung

Bitte versucht, wo ihr nur könnt, auf Rechnung zu kaufen. Das geht zwar nicht beim
Supermarkt um die Ecke, aber ihr könnt z.B. über das StuRa-Büro bei Rewe auf Rechnung bestellen. Allerdings müsst ihr euch dafür möglichst 3 Wochen vorher bei einkauf (at) stura.uni-heidelberg.de melden. Bitte denkt dran, dass ihr dafür bereits einenFinanzbeschluss braucht ! Auch einige Bäckereien liefern euch Brötchen oder anderes Gebäck auf Rechnung – ihr müsst nachfragen und darauf verweisen, dass die Verfasste Studierendenschaft eine Körperschaft öffentlichen Rechts ist. Rechnungskauf ist bei kleinen Fachschaften vielleicht nicht relevant, aber wenn ihr euch 100 Euro oder höheren Beträgen nähert, wird es das vielleicht.

2. Bewirtung und Getränke

Behaltet bei euren Einkäufen auch die Bewirtungsrichtlinie im Hinterkopf. Wie gesagt sollte bei den Feiern nicht der Konsum im Vordergrund stehen. In der Bewirtungsrichtlinie wurden Grenzen festgelegt, welche sich an Landesgesetzen orientieren. Bei Unsicherheiten lohnt sich ein Blick hinein:

Bei Getränken gibt es zwei Fehlerquellen: Pfand und Alkohol. Wir erstatten kein Pfand. Denkt also bitte von vorneherein, wenn ihr die Abrechnung macht, daran, Pfandartikel auf dem Kassenzettel zu markieren (sie zu unterstreichen ist besser, als sie zu markern, dadurch verblasst nämlich die Tinte schneller) und abzuziehen. Wenn es sich um eine offene Rechnung handelt, die wir direkt begleichen, dann brauchen wir eine nachträgliche Einzahlung des Pfandgeldes. Wir kommen dazu aber noch mal gesondert auf euch zu.
Für einen risikoarmen Konsum von Alkohol wurde durch den StuRa ein Grenzwert von 30g Reinalkohol pro Person und Tag festgelegt, wenn der Alkohol von VS-Geldern (auch Fachschaftsgelder) gezahlt wird. Um nachzuvollziehen, dass diese Grenze eingehalten wurde, gibt es eine Vorlage. In diese Exceltabelle gebt ihr ein was, wie viel und mit wie viel % getrunken wurde, dann wird euch automatisch berechnet, wie viel g Reinalkohol das entspricht. Die Vorlage für die Alkohol-Abrechnung findet ihr hier unter Vorlagen:

Wenn Alkohol ausgeschenkt wird, ist auch sicherzustellen, dass ausreichend kostenloses Trinkwasser zur Verfügung gestellt wird. Einige Fachschaften achten auch darauf, dass immer mindestens eine Person des Orgateams nüchtern bleibt – vielleicht ist das ein Anregung für euch.

3. Druckkosten

Vermutlich macht ihr Werbung für eure Feier. Hierzu könnt ihr in lokale Copyshops gehen oder online bestellen und hinterher abrechnen. Ihr könnt auch auf Rechnung drucken – viele Druckereien ermöglichen das bei Behörden. Meldet euch, wenn ihr Probleme habt, eine Rechnung zu erhalten oder Tipps braucht, wo man auf Rechnung bestellen kann.
Wir vermuten jedoch, dass die meisten nur ein paar Plakate und eine Handvoll Flyer brauchen – wenn ihr nur ein paar A3-Plakate im Institut aushängt, könnt ihr diese auch im StuRa-Büro drucken, kommt im StuRa-Büro vorbei und druckt sie dort direkt aus.

4. Ausleihe im StuRa-Büro

Die Verfasste Studierendenschaft verleiht Geräte wie Waffeleisen oder Glühweihkocher. Sogar einige saisonale Dekomaterialien gibt es dort…

Wenn die StuRa-Geräte schon verliehen sind: es gibt auch einige Fachschaften mit
umfangereichem Gerätefundus, erkundigt euch also auch vor allem bei benachbarten FSen. Das spart vielleicht sogar Transportwege.

5. Nachhaltigkeit bei der Weihnachtsfeier

Aufgrund der Nachhaltigkeitsrichtlinie des StuRa bitten wir euch darum, diese Hinweise zu beachten:

5a) Geschirr:

  • Ihr könnt die Leute bitten, Tassen und/oder Teller mitzubringen und für den Fall, dass etwas übrig bleibt (s.u.), auch ein Behältnis dafür.
  • Lieber Geschirr ausleihen, als Wegwerfgeschirr zu kaufen.
  • Kleine Mengen Geschirr könnt ihr auch im StuRa-Büro leihen (s.o.), sonst erhaltet ihr beim StuWe welches.
  • Geräte wie Waffeleisen gibt es in der StuRa-Ausleihe. (siehe Punkt 4)

5b) Essen und Trinken:

  • möglichst große oder gar keine Verpackungen:
    Süßes mit wenig Verpackung gibt’s zum Beispiel bei Annas Unverpacktes
  • Getränke lieber als Glas/Mehrweg statt PTE/Plastik/Aludose/Einweg einkaufen
  • Herkunft der Produkte sollte sein biologisch angebaut  (bestens Demeter, mindestens EU-Öko-Siegel) und/oder regional produziert und/oder fair gehandelt (Fair-Trade-Siegel)
  • Übersicht über Siegel, auf die geachtet werden kann
  • falls etwas übrig bleibt, könnt ihr das zu Foodsharingverteilern bringen, insofern es kein Mindesthaltbarkeits- und Verbrauchsdatum hat und nicht verarbeitet (gekocht) wurde – in Behältern mitgeben oder im StuRa-Büro vorbeibringen.

5c) Sonstiges

6. Vorschüsse sind im Dezember nicht mehr möglich

Vorschüsse sind im Dezember nicht mehr möglich, da die Rückzahlung dann nicht mehr zu schaffen ist. Bitte plant diese Möglichkeit daher von vornerherein nicht ein, sondern prüft Rechnungskauf und rechnet einfach rasch ab.

7. Beschlüsse

Wenn ihr es noch nicht getan habt, solltet ihr in den nächsten Wochen noch einen
belastbaren Beschluss dazu treffen, wie eure Weihnachtsfestivität aussehen soll und was sie kosten soll. Dass etwas im Budgetplan steht, reicht nicht. Ihr könnt aber mit Verweis auf den Budgetplan beschließen, dass eine im Budgetplan vorgesehene Veranstaltung definitiv stattfinden soll und – falls es dort eine Begründung gibt – auf die Begründung dort verweisen. Bitte vergesst nicht, dass ihr ein Abstimmungsergebnis für jeden Beschluss braucht (einstimmig angenommen – bei zwei Enthaltungen angenommen – oder einfach in der Form 4-1-0 / Ja-Nein-Enthaltung).

8. Abrechnungen/Kassenschluss

Alles, was ihr bis 12.12. einreicht, versuchen wir, bis Ende des Jahres zu überweisen.
Wenn etwas fehlt, versuchen wir, euch zu kontaktieren, damit ihr fehlende Unterlagen nachreichen könnt. Was nicht fertig wird 2018, wird 2019 ab dem 10. Januar überwiesen.
Bitte beachtet daher, dass ihr das Formular wirklich vollständig ausfüllt. Gerade bei
Veranstaltungen wird immer wieder im unteren Teil des Formulars vergessen, das
Veranstaltungsdatum sowie (bei Verpflegung) die Anzahl der Teilnehmer*innen anzugeben.
Wenn ihr diese Felder im Formular nicht findet, kann es sein, dass ihr ein veraltetes
Formular nutzt. Bitte ladet euch das Formular daher immer neu von der Finanzseite runter:

Wenn ihr nach dem 12.12. absehbar große Abrechnungen habt, die ihr dieses Jahr noch erstattet haben wollt, müsst ihr das vorher mit dem Finanzreferat durchsprechen. Wenn die Erstattung 2018 nicht möglicht ist, könnt ihr zweckgebundene Rücklagen für 2019 bilden –  diese müsst ihr 2018 beschließen und dem Finanzreferat mitteilen zur Genehmigung. Der Beschluss zum Einrichten einer zweckgebundenen Rücklage muss dieselben Formerfordernisse wie ein Finanzbeschluss erfüllen. Diesen Beschluss müsst ihr uns aber mitteilen. Nur dann ist die zweckgebundene Rücklage wirksam eingerichtet. Mit dem Kassenschluss endet auch die Frist, Zweckgebundene Rücklagen 2018 einzurichten und uns mitzuteilen. Danach werden wir nur noch Zeit haben für Abrechnungen – und möglicherweise zur Haushaltsplanung.

Kurze Checkliste zum Abschluss:

  • Nachhaltig agieren!
  • Ordentliche Beschlüsse fassen!
  • Kassenschluss: 12.12.18, 20:00 – spätere Abrechnungen VORHER besprechen, Rücklagen bis dahin mitteilen.

Wichtige Links:

Ausblick auf 2019:

Eure Zuweisungen für das Budget nächsten Jahres könnt ihr auf der Haushaltsseite bereits einsehen. Eine Anleitung zum Erstellen eines Budgetplanes in der neuen Form folgt nächste Woche.

Hier findet ihr die Budgets der Fachschaften für 2019

 

Viele liebe und winterliche Grüße

Euer VS-Finanzteam

c/o StuRa-Büro
Albert-Ueberle-Str. 3-5
69120 Heidelberg

Mail: finanzen (at) stura.uni-heidelberg.de
Tel.: 06221 / 54-2456

 

 

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